3. Documentos mercantiles
En la actividad cotidiana de una empresa existen movimientos de compra y venta, movimientos de almacén (logística), pagos, cobros, devoluciones, etc., todos ellos deberán ser registrados mediante documentos, no sólo porque en la mayoría de los casos y países es obligatorio, ya que sirven como justificantes ante situaciones de quejas, demandas o pago de impuestos, sino que son la base para la elaboración de la contabilidad de la empresa, el cálculo de la cuenta de resultados, la elaboración de presupuestos, etc. En los siguientes apartados ofreceremos una visión general de cada uno de estos documentos.
Pedido
Considerado como un documento de compra-venta permite a la empresa solicitar un determinado pedido de mercancías a la empresa compradora, de esta forma, la empresa solicitante reflejará la demanda de mercancía a la empresa suministradora (proveedor).
En el pedido se consignan datos necesarios como: la identificación del comprador, el número del pedido, la fecha, la dirección de entrega, el tipo de mercaderías y las cantidades, los precios unitarios, el total del importe, las condiciones de compra, entrega, transporte, embalaje, seguros, etc.
Albarán o Nota de Entrega
El albarán o también denominado nota de entrega, es un documento que permite comprobar, por una parte la salida de las mercaderías por parte del proveedor hacia el cliente, es decir, permite a los responsables del almacén (logística) comprobar si la mercadería que sale del almacén con destino al cliente es la que realmente se refleja en el albarán y, que por otro lado, ha sido elaborado con los datos procedentes del pedido; pero además, también sirve como justificante de entrega de la mercadería en el destino. En el caso de que la mercadería recibida no se ajustase a lo que indica el albarán que porta, podrá devolverse la misma al proveedor, no dando conformidad al albarán (rectificación de albaranes).
Un albarán deberá mostrar los datos identificativos del cliente, del proveedor, del lugar de entrega, del pedido que lo relaciona, de las condiciones de entrega y de las mercaderías.
Factura
Documento de carácter legal en el que se acredita la realización de una determinada operación de compra-venta, por ello, la factura servirá de justificante ante cualquier reclamación por la adquisición de bienes o servicios.
NOTA: La factura es un documento con capacidad Legal, es decir, tiene valor probatorio en caso de reclamación o demanda judicial; no obstante, para que una factura tenga dicha capacidad, será necesario que contenga los datos necesarios y establecidos en el Código de Comercio de cada país. Por este motivo, es recordable consultar la normativa vigente sobre facturas en el país donde nos encontremos o donde se expidan las facturas como consecuencia de operaciones comerciales realizadas.
datos necesarios y establecidos en el Código de Comercio de cada país. Por este motivo, es recordable consultar la normativa vigente sobre facturas en el país donde nos encontremos o donde se expidan las facturas como consecuencia de operaciones comerciales realizadas.
La factura se suele cumplimentar con los datos del albarán y en muchos casos con los del pedido, en dicho documento deberán venir correctamente reflejados una serie de campos, normalmente fijados por la normativa legal de cada país de origen.
Como datos generales, una factura llevará un número de identificación. En países como España, además de número identificativo, podrá llevar la serie A o B que la identifica. La numeración de las facturas dentro de cada serie deberá ser correlativa, no pudiendo existir espacios.
Además del número de factura, está deberá llevar los datos identificativos; nombre o razón social, dirección, código de identificación fiscal de la empresa que expide la empresa, así como los datos identificativos del receptor de la misma.
La factura deberá contener el detalle de la operación comercial: cantidades, descripción de los artículos, precio unitarios, totales, descuentos, impuestos, gravámenes, transportes, seguros, embalajes, etc.
NOTA: Cuando se producen devoluciones de mercaderías, será necesario realizar un abono al mismo destinatario restando el importe de los envases y embalajes o descontando el importe correspondiente a las mercaderías devueltas así como el tipo impositivo aplicable. No obstante, existe un documento denominado factura rectificativa que a menudo suele confundirse con el abono, para aclarar esto diremos que el empresario deberá expedir una factura rectificativa siempre que la factura original no cumpla alguno de los requisitos obligatorios o si se hubieran determinado incorrectamente las cuotas del ITBIS en la factura original.
En cualquier caso, el propósito de los abonos y facturas rectificativas es no dejar huecos en la numeración de facturas cuando se producen errores en las formas o devoluciones de pedidas, y, además, poder controlar contablemente estos hechos a través de estos documentos.
NOTA: Las empresas están obligadas a guardar las facturas, tanto emitidas como recibidas por un cierto período de tiempo que estipula la ley en cada país donde la empresa se encuentra implementada, así por ejemplo, en España es obligatorio la conservación de las facturas por un plazo de 5 años a partir de la fecha de expedición de la misma.Con la llegada de las TICs (Tecnologías de la Información y Comunicaciones) cada vez más se realizan las gestiones de compra-venta de forma telemática (a través de Internet), es por ello que, muchas empresas deciden cambiar las facturas físicas por la e-factur@ o factura electrónica con el consiguiente ahorro de tinta, papel, sobres, envíos, gestión de archivos, etc. Para poder trabajar con la e-factur@ se deberán emplear unos formatos específicos: EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, disponer de conexión a Internet y usar, previa solicitud, la firma electrónica.
Ejemplo de e-factur@